Automatiza la recepción de tu consultorio en 3 pasos simples y mejora la satisfacción de tus pacientes

¿Quieres mejorar la atención al paciente y optimizar tu consultorio?

Entonces necesitas automatizar la recepción de tu consultorio. La automatización de procesos te permite reducir las tareas manuales cotidianas y enfocarte en lo más importante: la salud de tus pacientes. En este blog te contamos cómo puedes lograrlo con herramientas digitales sencillas y accesibles.

La recepción de todo consultorio está muy ocupada. Además de responder a las consultas de los nuevos pacientes, el personal de atención al público está ocupado con las comunicaciones y el trato con los pacientes existentes.

Cuando la atención al público es escasa, puede repercutir negativamente en el crecimiento de la consulta.

¿Sabía que un consultorio de media pierde entre el 20% y el 30% de las llamadas?

La mayoría de los retos a los que se enfrenta tu recepción pueden resolverse o reducirse aprovechando la tecnología para automatizar tareas.

Con la automatización de procesos, puedes ahorrar tiempo, dinero y mejorar la experiencia de tus pacientes.

Índice de contenidos

1. Automatiza la recepción de tu consultorio automatizando las respuestas a los formularios

Además de las llamadas perdidas, los consultorios tienen dificultades para hacer un seguimiento de los nuevos pacientes potenciales enviados a través de los formularios de la web.

Ya se trate de un formulario general de contacto o de una solicitud de cita, hay muchas razones por las que los consultorios tienen dificultades con estos clientes potenciales.

En primer lugar, muchos consultorios se limitan a enviar estos clientes potenciales por correo electrónico a la recepción.

Lo que hace que estas consultas queden enterradas entre otras solicitudes. Muchos de estos clientes potenciales nunca son objeto de seguimiento.

Además, si se hace un seguimiento de los nuevos pacientes a partir de estos formularios, suele ser días después de que se envíe el formulario. Cada hora que esperas, es menos probable que te pongas en contacto con estos clientes potenciales.

Es 7 veces más probable que se ponga en contacto con un nuevo paciente si responde en la hora siguiente al envío del formulario.

Esto es especialmente problemático con los contactos enviados fuera del horario laboral o los fines de semana, ya que una media del 30% de los contactos de nuevos pacientes se envían fuera del horario laboral.

Una forma sencilla de resolver estos problemas es enviar una comunicación automática directamente después del envío de un formulario.

Esto puede hacerse a través de un correo electrónico, un mensaje de texto o WhatsApp.

Informe a los nuevos pacientes:

de que ha recibido su mensaje,
hágales una idea de lo que pueden esperar
y comprométase con ellos sobre cuándo pueden esperar una llamada o una respuesta.

Ejemplos de plantillas de textos con respuestas automáticas para tu consultorio

Hay diferentes tipos de respuestas automáticas según el objetivo. Algunos ejemplos que podrías utilizar son:

Respuesta automática para fines de semana.

Estimado/a [nombre del cliente],

Gracias por contactar con nuestro consultorio. Le informamos que estamos cerrados los fines de semana y que solo atendemos correos electrónicos de lunes a viernes, en horario de 9:00 a 18:00 horas.

Le responderemos a su correo electrónico lo antes posible dentro de nuestro horario laboral.

Si tiene una urgencia, puede llamar al [número de teléfono] o escribir a [dirección de correo electrónico o WhatsApp] donde le atenderá nuestro equipo de guardia.

Lamentamos las molestias que esto pueda ocasionarle y le agradecemos su comprensión y paciencia.

Atentamente, [Nombre y firma del consultorio]

Respuesta automática de confirmación: se envía cuando el cliente ha solicitado una cita o un servicio y se le confirma que su solicitud ha sido recibida y procesada.

Estimado/a [nombre del cliente],

Gracias por contactar con nuestro consultorio. Hemos recibido su solicitud de [servicio o cita] y la estamos tramitando lo antes posible.

Le enviaremos un correo electrónico de confirmación con los detalles de su [servicio o cita] en breve.

Si tiene alguna pregunta o necesita modificar o cancelar su [servicio o cita], puede llamarnos al [número de teléfono] o escribirnos a [dirección de correo electrónico o WhatsApp].

Agradecemos su confianza en nuestro consultorio.

Atentamente,

[Nombre y firma del consultorio]

Respuesta automática de ausencia: se envía cuando el consultorio está cerrado por vacaciones, festivos o cualquier otro motivo y se informa al cliente de cuándo se reanudará la actividad y cómo puede contactar en caso de urgencia.

Estimado/a [nombre del cliente],

Gracias por contactar con nuestro consultorio. Le informamos que estamos cerrados por vacaciones desde el [fecha de inicio] hasta el [fecha de fin].

Retomaremos nuestra actividad normal el [fecha de regreso] y le responderemos lo antes posible.

Si tiene una urgencia, puede llamar al [número de teléfono] o escribir a [dirección de correo electrónico o WhatsApp] donde le atenderá nuestro equipo de guardia.

Lamentamos las molestias que esto pueda ocasionarle y le deseamos unas felices fiestas.

Atentamente,

[Nombre y firma del consultorio]

Respuesta automática de información: se envía cuando el cliente solicita información sobre algún aspecto del consultorio, como los servicios ofrecidos, las tarifas, los horarios, la ubicación, etc. Se le proporciona la información solicitada o se le dirige a la página web donde puede encontrarla.

Estimado/a [nombre del cliente],

Gracias por contactar con nuestro consultorio. Nos complace saber que está interesado/a en nuestros servicios.

Nuestro consultorio ofrece una amplia gama de servicios relacionados con [especialidad del consultorio], tales como [lista breve de servicios].

Puede consultar más detalles sobre cada servicio en nuestra página web: www.[nombre del consultorio].com/servicios

Nuestras tarifas varían según el tipo y la duración del servicio solicitado. Puede consultar nuestras tarifas en nuestra página web: www.[nombre del consultorio].com/tarifas

Nuestro horario es de lunes a viernes, desde las 9:00 hasta las 18:00 horas. Estamos ubicados en la calle [dirección del consultorio]. Puede ver un mapa con nuestra ubicación exacta en nuestra página web: www.[nombre del consultorio].com/contacto

Sí desea solicitar una cita o tiene alguna otra consulta, puede llamarnos al [número de teléfono] o escribirnos a [dirección de correo electrónico o WhatsApp].

Agradecemos su interés en nuestro consultorio y esperamos poder atenderle pronto.

Atentamente, [Nombre y firma del consultorio]

2. Automatiza la recepción de tu consultorio con un chatbot en su sitio web y redes sociales.

Muchos pacientes potenciales que visitan tu sitio web no encuentran las respuestas que buscan, pero no están preparados para llamar, o no pueden llamar si es fuera de horario.

Añadir un chatbot a tu sitio web y a tus redes sociales es una excelente manera de automatizar la interacción que un visitante del sitio web podría tener con tu recepción y está demostrado que añade nuevos pacientes potenciales de la noche a la mañana.

En lugar de depender de una persona en directo para responder a cada chat, un chatbot en el sitio web le permite guiar a los pacientes potenciales a las respuestas que necesitan en un formato más conversacional, es más ágil para algunos trámites que un asistente humano, ya que puede atender a varios clientes al mismo tiempo.

Los chatbots de sitios web y en las mensajerías de las redes sociales como Facebook, Instagram y WhatsApp, pueden mostrar las preguntas más frecuentes, así como dirigirlos de forma proactiva para que llamen o se pongan en contacto a través de un formulario.

Ejemplos de plantillas de textos con respuestas automáticas para el chatbot de tu web o consultorio.

Aquí tienes un ejemplo simple de una plantilla de texto para un chatbot de un consultorio médico que ofrece servicios de dermatología:

Hola 👋 Soy [nombre del chatbot], el asistente virtual del consultorio [nombre del consultorio]. Estoy aquí para ayudarte con cualquier consulta sobre nuestros servicios de dermatología.

¿Qué deseas hacer?

Solicitar una cita 📅
Consultar información 📄
Contactar con el consultorio 📞

[El usuario elige una opción]

Si ha elegido solicitar una cita 📅:

¡Genial! Me alegra que quieras solicitar una cita con nosotros. Para ello, necesito que me proporciones algunos datos personales.

¿Cuál es tu nombre completo?

[El usuario responde]

Encantado/a de conocerte, [nombre del usuario]. Ahora dime, ¿cuál es tu correo electrónico?

[El usuario responde]

Gracias. Y por último, ¿cuál es tu número de teléfono?

[El usuario responde]

Perfecto. Ya tengo toda la información necesaria para solicitar tu cita. Ahora solo falta que elijas la fecha y la hora que más te convenga.

Estas son las opciones disponibles para los próximos días:

Lunes 10:00
Martes 11:30
Miércoles 16:00
Jueves 17:30
Viernes 18:00

[El usuario elige una opción]

Muy bien. Has elegido [fecha y hora] para tu cita con nuestro dermatólogo/a. Te enviaré un correo electrónico de confirmación con los detalles de tu cita en breve.

Si tienes alguna pregunta o necesitas modificar o cancelar tu cita, puedes llamarnos al [número de teléfono] o escribirnos a [dirección de correo electrónico].

Muchas gracias por confiar en nuestro consultorio. Esperamos verte pronto 😊

Si ha elegido consultar información 📄:

Vale. Entiendo que quieres consultar información sobre nuestros servicios de dermatología. Aquí tienes algunas preguntas frecuentes que pueden serte útiles:

¿Qué tipos de servicios ofrecen?
¿Qué condiciones médicas tratan?
¿Qué tratamientos realizan?
¿Qué tarifas tienen?
¿Dónde están ubicados?

[El usuario elige una opción]

Si ha elegido qué tipos de servicios ofrecen:

Nuestro consultorio ofrece servicios de dermatología clínica y estética. Nuestro equipo está formado por profesionales cualificados y con amplia experiencia en el cuidado de la piel. Nuestro objetivo es ofrecer una atención personalizada y de calidad a cada uno de nuestros pacientes.